Te ei pea Wordis üks-ühele kogu kasutatavat teavet trükkima. Tarkvaral on ulatuslikud funktsioonid andmete importimiseks teistest programmidest. Selles artiklis näitame teile andmete importimise ja linkimise võimalusi teistest programmidest, näiteks Excelist.
Kui teil on muid Office'i seeria pakette, pakub Word võimalust importida nendest programmidest andmeid teie dokumenti. Kas see puudutab Exceli lehe või Accessi andmeid, aadressi andmeid või slaide; saate need hõlpsalt linkida oma Wordi dokumendiga. Teiste programmide andmete linkimise eeliseks on see, et lähteprogrammis peate andmeid muutma ainult üks kord. Seejärel võtab Word teie dokumendis tehtud muudatused automaatselt vastu. Mõnikord peate neid andmeid värskendama.
01 Andmete importimine Excelist
Exceli kasutatakse andmete sisestamisel laialdaselt. Kuid mõnikord soovite lihtsalt lisada osa Exceli failist Wordi, ilma et andmed oleksid otseselt seotud. Näiteks (a osa) tabel. Nii Wordi kui ka Exceli ulatuslikud kopeerimis- ja kleepimisfunktsioonid tagavad, et andmeid, sealhulgas vormingut, saab teie dokumenti üle kanda. Selles näites kopeerime Excelist Wordi lihtsa lihtsa tabeli. Valime kõik lahtrid, paremklõpsake ja valige Kopeerimiseks.
02 Õige vormingu valimine
Andmete Excelist Wordi viimise viis sõltub viimases valitud kleepimisfunktsioonist. Wordis saate oma andmed oma dokumenti sisestada mitmel viisil: kleepige vormingu säilitamisega, kleepige pildina või kleepige ilma vorminduseta. Saadaval olevad kleepimisvalikud sõltuvad sellest, milliseid andmeid lõikelauale paigutatakse. Kui kopeerite tabeli Excelis, on teil rohkem kleepimisvalikuid kui siis, kui soovite kleepida oma Wordi dokumenti näiteks Notepadi lihtteksti.
Kui soovite Excelisse andmed ilma Wordi vormindamiseta kleepida, valige menüü kõige parem nupp „Säilitage ainult tekst”. Seejärel kleebib Word Exceli andmed otse ilma lisadeta. Iga tabeli rida kleebitakse eraldi reale.
03 Vormingu säilitamisega tabel
Kui tabel on Excelis vormindatud piiride, värvide, erinevate fontide ja värviliste lahtritega ning soovite need Wordis ükshaaval kopeerida, saate valida funktsiooni kleepimisvalikute vahel Jätkake allika vormindamist.
Exceli tabeli kopeerimisel paigutatakse tabelisse ka Wordi andmed. Selle eeliseks on see, et saate nüüd andmeid veelgi redigeerida ja vajaduse korral tabelit kujunduse osas kohandada. Kui klõpsate Wordis kleebitud tabelit, kuvatakse vahekaart ka lindil Laua kujundus saadaval. Valitud tabeli abil saate kohe rakendada teistsugust kujundust.
Kui soovite muuta ainult ühte lahtrit, rida või veergu, klõpsake seda hiirega ja muutke selle omadusi.
04 Dünaamilised andmed Excelist
Mõnikord võib juhtuda, et Exceli andmed, mida soovite oma Wordi dokumendis kasutada, on dünaamilised. See tähendab, et Exceli faili andmed võivad aja jooksul muutuda. Siis on oluline, et Excelisse Wordi paigutatud andmed oleksid kõige värskemad. Andmeid saate Wordi kleepida, säilitades samas andmete lingi Excelis. Kui teie või keegi teine muudab Exceli algandmeid, kajastuvad need muudatused ka Wordis. Selle toimimiseks peate Exceli andmed spetsiaalsel viisil Wordi kleepima. Sellisel juhul valige menüüst kleebis Linkige allika vormindamine ja hoidke seda.
Kui andmed kleebitakse Wordi, näete, et tabelile on antud teine funktsioon. Kui klõpsate hiire parema nupuga ühte lahtrit, näete loendis uut valikut, nimelt Lingi värskendamine. Kui Excelis on andmeid muudetud, ei muudeta neid otse Wordis. Dokumendi omanikuna saate seetõttu valida tabelis uusimad andmed Lingi värskendamine.
05 Vormindusega tabelid
Muide, see funktsioon töötab ka siis, kui Exceli tabeli algne vormindus muutub. Niipea kui Excelis muudetakse näiteks joonte värvi või paksust ja valite Wordis Lingi värskendamine, kajastuvad need muudatused ka Wordis. Muidugi võib sellel olla ka Wordi dokumendi küljenduse puudusi. Õnneks on sellele lahendus olemas. Kui soovite kopeerida ainult Exceli lahtrites olevad andmed, kuid mitte vormindamist ennast, siis valige kleepimisvalik Linkige ja kasutage sihtloendeid. Tabel kopeeritakse nüüd Wordis vormindamata, kuid lahtrite enda andmed jäävad lingitud Excelisse ja kõik muudatused tehakse pärast teie valimist Lingi värskendamine rakendatud Wordis.
Kui Exceli tabeli kujundust korrigeeritakse, ei mõjuta see enam Wordi tabeli paigutust.
06 Looge kirju ja postisaadetisi
Samuti saate Wordi abil saata kirja mitmele aadressile. Õnneks ei pea te tegema igale adressaadile eraldi kirja, vaid saate teha tavalise kirja. Tavalise kirjaga saate hõlpsalt kirja saata mitmele inimesele. Sellise tüüpkirjaga linkite andmebaasi nimede, aadresside ja elukohtadega. Seda funktsiooni saate kasutada ka ümbrike printimiseks. Selles näites näitame teile, kuidas lisada aadresse automaatselt oma dokumendile.
07 Aadressiväljade loomine
Wordil on spetsiaalne funktsioon nimede ja aadresside automaatseks sisestamiseks teie dokumenti. Lindilt leiate selleks eraldi vahekaardi nimega Postitamine. Seal saate Wordi linkida olemasoleva meililistiga või luua ka uue loendi siit.
Kõigepealt peab teil olema aadresside loend. Saate selle Wordis ise luua, kuid võite ka linkida Wordi näiteks Excelisse, et sealt aadressiandmed välja tõmmata. Kõigepealt näitame teile, kuidas Wordis ise aadressi üksikasjade loendit luua. Vahekaardi all Postitamine leiate nupu Valige aadressid. Klõpsake seda ja valige suvand Sisestage uus loend.
Nüüd kuvatakse aken, kuhu saate sisestada aadressiteabe. Selles näites piirdume (fiktiivsete) aadressiandmetega nagu tervitus, alg-, perekonnanimi, aadress, sihtnumber ja linn. Iga rea jaoks sisestate üksikasjad inimestest, kellele soovite kirjutada. Kui olete täitmise lõpetanud, vajutage nuppu Okei loendi salvestamiseks.
Word salvestab aadressiloendi Microsofti andmebaasina (laiendiga .mdb) ja selle eeliseks on see, et saate jätkata selle faili kasutamist Office'is, nii et te ei pea iga kord uut aadressiloendit looma.
Kui olete andmebaasi Wordi salvestanud, kuvatakse nupp lindil Alusta postide ühendamist saadaval. Kuid enne sellele klõpsamist peate kõigepealt määrama oma kirjas positsiooni, kuhu soovite aadressivälja paigutada. Selle paigutamiseks klõpsake nuppu Aadressi blokeerimine.
08 Andmete kontrollimine
Nüüd näete uut akent, kus saate kontrollida, kas andmed on õiged. Põhimõtteliselt ei pea te siin palju muutma; kui olete koostanud lihtsa aadressiloendi, mis sisaldab ainult ees- ja perekonnanime, tänavat, majanumbrit, sihtnumbrit ja linna ning kõik aadressid asuvad teie kodumaal, paigutab Word selle tavaliselt kohe. Ainult siis, kui saadate ka rahvusvahelisi kirju, võib olla kasulik seadeid muuta. Seejärel klõpsake nuppu Okei , siis Word paigutab tekstikoodi <>. Seetõttu näitab see plokk, et sinna on paigutatud andmebaasi aadressiandmed.
Lindi ülaosas näete nüüd lisanuppe, millega saate sirvida äsja lingitud aadressidega tähti. Nii saate kontrollida, kas aadressil on kirjas õiged andmed. Lisaks noolenuppudele tähtede sirvimiseks leiate ka nupu nimega Näide tulemusest. Selle nupu vajutamisel näete tegelikke aadressi üksikasju tähe kohta.
Nüüd saate otsustada, kas olete praeguse vaatega rahul või soovite midagi muud muuta. Küljendus näiteks seetõttu, et soovite aadressid natuke suuremaks printida või neile erineva fondi anda. Te ei pea seda tegema iga tähe jaoks eraldi, kuid teete seda ühe korraga, valides oma dokumendis ploki <>. Selleks peate kõigepealt aadressi eelvaate keelama, vajutades uuesti nuppu Näide tulemusest klõpsamiseks. Alles seejärel ilmub aadressiplokk uuesti. Valige oma dokumendis <> ja saate vormingut reguleerida.
09 Ühendage dokumendid
Kas olete tulemusega rahul? Seejärel saate aadressi üksikasjad oma kirjaga ühendada. Ühendamise korral teeb Word kirjast mitu eksemplari, kusjuures iga tähe andmebaasi ainulaadne aadress. Ühendamise alustamiseks klõpsake lindil olevat nuppu Täitke ja ühendage, kuni paremani. Nüüd kuvatakse kolm võimalust, valige Dokumentide printimine.
Täpsustage, milliseid kirjeid soovite printida, tavaliselt printite kõik ühe korraga. Word saadab käsu pärast nupu vajutamist Okei, printerisse ja teie tähed prinditakse.
Näpunäide: printige silte ja ümbrikke
Kas soovite lisaks tähtede printimisele printida ka aadresse ümbrikutele või siltidele? Seejärel valige lindi vasakul küljel Ümbrikud või Sildid. Kui klõpsate ühel neist kahest nupust, muudab Word teie praeguse dokumendi vormingu ümbriku või sildi vorminguks. Valida saab erinevate suuruste vahel.
10 Aadresside importimine Excelist
Wordis saate oma aadressifaile hankida ka teistest programmidest või töötada eraldi failivormingutega. Funktsiooni Aadressiloendid kaudu sisestamine Wordis on mõnikord üsna keeruline. See on väga täpne töö ja vale nupu vajutamine võib kiiresti rekordi uuesti sisestada. Lisaks raskendab sisendakna väiksus mitme kirjega töötamist. Sel juhul on parem valida programm, mis suudab kirjetega paremini hakkama saada, näiteks Excel või - kui eelistate töötada andmebaasiprogrammidega - Access. Selle baaskursuse jaoks kasutame aadressiandmete importimiseks Exceli, mis töötab antud juhul hästi; Excelis on palju lihtsam kasutada rohkem ridu.
Kui teie kirjad on Excelis korras, saate neid hõlpsalt kasutada Wordis aadressiandmete loomiseks. Iga Exceli rida, mida tuleb Wordis aadressiandmete jaoks kasutada, annate selge nime: Tervitus, Eesnimi, Perekonnanimi, Tänava nimi, Maja number, Postiindeks ja elukoht. See rida on siis tabeli esimene rida. Järgmistesse ridadesse sisestate seejärel kõik üksikasjad aadressidest, mida soovite kirjas kasutada.
11 Salvesta fail
Kas olete oma faili lõpetanud? Seejärel salvestate selle ja seejärel minge Wordi, et importida andmed Exceli failist aadressifailina. Selleks toimige järgmiselt: klõpsake lindil Postitamine peal Valige aadressid ja vali see Kasuta olemasolevat loendit. Seejärel valige oma Exceli fail.
Wordiga on nüüd kaasas faili kinnitus. Kui vormindasite tabeli Excelis, nagu meie näites, sisaldab esimene andmerida veerupäiseid. Seejärel pane ka linnuke Esimene andmerida sisaldab veerupäiseid. Word tunnistab selle ära, nii et saate õiged väljad hõlpsalt oma dokumendis õigesse kohta paigutada.
12 Määrake väljad
Erinevalt aadressiandmete importimisest aadressiloendi kaudu peate Exceli andmete importimisel ikkagi väljad eraldi määrama. Igast teie Exceli faili veerust saab Wordis eraldi plokk, mis lõpuks sisaldab kogu aadressivälja. Lindis kl Postitamine leiate nupu nimega Sisesta liitmisväljad. Selle menüü alt leiate kõik Exceli lehe veerud. Nüüd saate selle oma dokumenti paigutada, klõpsates õigel nimel. Kõigepealt pange kursor sinna, kuhu soovite esimese välja lisada, see on meie näites Tervitus.
Pange oma Wordi dokumendi iga välja vahele tühik, nii et tervitust, eesnime ja perekonnanime ei asetataks üksteise vastu, nagu allpool:
<><><>
Sisestage nüüd uus rida ja asetage selle alla väljad Tänava nimi ja Maja number, jällegi tühiku vahel:
<><>
Ja viimasele reale asetate lõpuks Postiindeks ja elukoht, siin ka tühikuga:
<><>
Oma Wordi dokumendis eraldi väljade lisamise eeliseks on see, et saate neid oma kirjas kasutada kõikjal. Nii saate Exceli faili andmete põhjal koostada isikliku kirja.
