Üha rohkem agentuure on pühendunud elule paberivabalt läbi elama, kuid te ei saa täielikult vältida maksuhaldurilt posti teel kirja saamist ega kaupluses kviitungi saamist. Kas soovite kogu selle paberitöö ise digiteerida? Siis saate: vajate ainult kaamera ja õige tarkvaraga nutitelefoni. Selgitame, kuidas saate nutitelefoniga skannida.
Vihje 01: Töötage mobiilselt
Enne kui anname teile teavet selle kohta, milliseid rakendusi saate kasutada, kõigepealt näpunäide oma töömeetodi kohta. Mobiilne skannimine on palju lihtsam kui vana usaldusväärse skanneriga skannimine, kuid kui salvestate kõik kviitungid, on see ikkagi üsna suur töö, kui laual on mägi kviitungeid. Tõenäoliselt on need kviitungid selleks ajaks pooleks kortsus, mis ei tee skannimist lihtsamaks (vt 6. näpunäidet). Seetõttu soovitame teile muuta oma töömeetodit. Nutitelefoniga skannimise eeliseks on see, et teil on see nutitelefon alati kaasas. Kasulik on seda ära kasutada. Teisisõnu: saate kviitungi, leiate kiiresti vaikse koha, skannige kviitung (ja laadige see otse pilve üles, et nutitelefoni kaotamise korral ei oleks kviitungite kaotamise oht). See nõuab mõningast harjumist, kuid kui sellest saab osa teie rutiinist, muudab see teie elu palju lihtsamaks ja korrastatumaks.
Vihje 02: valige pilv
Mobiilne skannimine muudab asjad palju selgemaks ... kui te ikkagi ei tee sellest segadust. Lõppude lõpuks on nii palju kohti, kus saate oma faile hoida. Muidugi oma nutitelefonis endas, kuid soovitame tungivalt selle vastu mitte: kui kaotate oma nutitelefoni või kui see varastatakse, olete kaotanud oma andmed. Võimalik on ka sünkroonimine arvuti või Maciga, kuid see on natuke tülikas, sest pilve üleslaadimine on palju kiirem (ja mõnikord ka automaatselt). Kui valite pilve, siis tõesti valige pilv. Ärge laadige ühte kviitungit Dropboxi ja teist kviitungit Google Drive'i. Tehke valik ja kasutage endale sobivat rakendust. Enamikul pilveteenustel on oma skannimisvõimalusega rakendus. Arutame nende rakenduste üle ja arutame rakendust, mis ei kuulu pilveteenuse omandisse.
Teie fotode jaoks on mugav fototeenus Google Photos. Saate seda tasuta kasutada ja töötab nii tahvelarvutis kui ka nutitelefonis (Android ja Apple). Lisaks saate teenuses Google Photos albumeid mugavalt kasutada, näiteks kviitungite (või muude skannimiste) kategoriseerimiseks või nende eraldamiseks tavalistest fotodest. Meie saidilt saate lugeda kõike teenuse Google Photos kohta.
Pilveteenuseid on igas vormis ja suuruses ning võite eelistada mõnda muud teenust teenuse Google Photos asemel. Neil kõigil on oma eelised ja eripärad. Erinevalt paljudest konkurentidest pole näiteks Dropbox seotud konkreetse operatsioonisüsteemiga. See erineb näiteks iCloudist (integreeritud Apple'i ökosüsteemi), Google Drive'ist või Microsofti OneDrive'ist.
Ja siis on lugematu arv väiksemaid, veidi vähem tuntud teenuseid. Näiteks Box, mis keskendub rohkem ettevõtetele. Või SpiderOak, mille tähtsaimaks saavutuseks on privaatsus. Mega on tuntud Interneti-ettevõtja Kim Dotcomi teenus. Ja Stack on Hollandi pilv, mis annab teile vähemalt ühe terabaiti vaba salvestusruumi. Nii palju valikuid.
Peaaegu igal pilverakendusel on ka skannimisvõimalus Vihje 03: Skannige Dropboxiga
Alates eelmisest aastast on Dropboxil võimalus dokumente skannida Dropboxi rakendusega nii Androidile kui ka iOS-ile. Selle juures on muidugi mugav see, et dokumente ei salvestata teie nutitelefoni, vaid laaditakse üles otse Dropboxi ja võib-olla kohe sünkroonitakse teie arvuti Dropboxi rakendusega. Dokumendi skannimiseks käivitage rakendus Dropbox, vajutage allosas plussmärki ja valige siis Skannige dokument. Kaamera käivitub kohe, pärast mida saate selle skannitava dokumendi suunata. Sinine raam näitab, millist pinda skannitakse. Tore on see, et te ei pea kaamerat otse selle kohal hoidma; rakendus sirgendab pilti ise. Vasakus alanurgas plussmärki vajutades saate lehe lisada ja liugureid vajutades saate juhtida näiteks värve, mustvalget ja nii edasi. Parempoolses ülaosas asuva ikooniga pöörate pilti. Rahuldatud? Seejärel vajutage Järgmine, määrake, kas see on PDF- või PNG-fail, valige Dropboxi salvestuskoht ja vajutage seejärel Salvesta.
Nõuanne 04: ... Google Drive'iga
Google'il on Google Drive'i rakenduses sisseehitatud skannimisvõimalused, kuid kahjuks on see funktsioon Androidi jaoks olemas ainult kirjutamise ajal. Google Drive'is skannimisfunktsiooni kasutamiseks käivitage rakendus oma Android-nutitelefonis ja vajutage paremas alanurgas (sinises ringis) plussmärki. Vajutage ilmuvas menüüs klahvi Skannimine. Nii nagu rakenduses Dropbox, käivitub kaamera koheselt ja saate selle suunata dokumendile, mida soovite skannida. Erinevalt Dropboxist ei kuvata ühtegi raami, kuid idee on sama ja ka siin on viltuseid pilte korrigeeritud. Kui see raam pole õigesti seatud, saate seda parandada, vajutades ülaosas ruuduga ikooni. Selles rakenduses saate lehti lisada ka vasakus alanurgas plussmärgi vajutamisega. Ülaosas oleva värvipaleti ikooniga saate valida, kas see peaks olema värviline või must-valge ning paremal ülal asuva kolme punktiga saate lehte pöörata, nimetada või täielikult kustutada. Kui olete rahul, vajutage paremas alanurgas olevat linnukest ja teie pilt laaditakse automaatselt Google Drive'i üles.
Vihje 05: ... koos Turboscaniga
TurboScan Pro rakendus maksab 5,49 eurot (ehk 3,50 eurot Androidi puhul), samas kui Dropboxi ja Google Drive'i rakendused on tasuta. Kuid see rakendus on paindlikum ja meil on selle jaoks midagi varuks. TurboScan Pro abil (iOS-i või Android-i jaoks) skannimiseks käivitage rakendus ja vajutage vasakul allosas oleva kaameraga ikooni (tore, et saate olemasolevaid fotosid laadida ka paremas alanurgas oleva ikooni abil). Niipea kui foto pildistate, asetab TurboScan kaadri, mida saate kohapeal reguleerida. Vajutage Valmis niipea, kui raam on õige (enamikul juhtudel on see automaatselt õige). Parempoolses alanurgas saate märkida, kas soovite kviitungi salvestada mustvalgena või värvilisena (mustvalge võtab vähem ruumi) ja saate värvilahendust reguleerida alaosas olevate ruutudega. Seejärel vajutage Järgmine. Parempoolses alanurgas oleva ikooniga (plussmärk) saate skannimisele lisada lehe, pintsli ikooniga saate muuta nime, soovi korral lisada automaatselt kuupäeva ja näidata, millises vormingus skannimine tuleks salvestada. Nupuga Jaga vasakus alanurgas salvestate skannimise või laadite selle üles pilve.
Kas teie laekumised on kortsus? Asetage need skannimiseks klaasi allaVihje 06: kortsud
Soovitame kohe pärast kättesaamist skannida selliseid asju nagu kviitungid, nagu võis lugeda vihjest 1. Kui see pole võimalik või lihtsalt ei taha midagi teha, siis on tõenäoline, et peate tegelema kortsutatud laekumistega. tegelema. See muudab skannimise oluliselt keerulisemaks, kuid mitte võimatuks. Muidugi saate kviitungid / dokumendid kokku klappida ja tagasi rullida, kuid see võtab palju aega ja seetõttu on mobiilse skannimise kasulikkust muidugi raske leida. Seda probleemi on üsna lihtne lahendada meetodiga, mis tegelikult ei erine tavapärasest skannerist: klaasist slaid. Võtke fotoraamilt klaas- või plastplaat ja asetage see skannitava kviitungi kohale. Kortsud pole kohe enam probleem. Päeval midagi teha, sest lampide peegeldus võib töösse mutrivõtme visata.
Vihje 07: okr?
Mainitud rakendused töötavad kõik väga meeldivalt ja tõhusalt, kuid neil on üks ühine viga: nad ei suuda skannitud teksti digitaalseks tekstiks (st tekstiks, mille saate seejärel kopeerida ja kleepida) teisendada. Õnneks on rakendusi, mis kasutavad seda tehnoloogiat (okr), ja üks neist rakendustest on tuntud tarkvara tootjalt: Microsoft! Office Lens on tasuta ja saadaval nii Androidile kui ka iOS-ile. Dokumendi skannimiseks käivitage rakendus ja märkige allosas, et see on dokument. Suunake kaamera skannitava dokumendi / kviitungi suunas ja vajutage punast nuppu, kui valge raam dokumenti korralikult ümbritseb. Nüüd vajutage +1 all vasakul, et skannimisele veel üks dokument lisada või klõpsake Valmis paremal üleval, kui olete tulemusega rahul. Kui vajutate nüüd allosas PDF-i, salvestatakse dokument redigeeritava PDF-failina, st kogu dokumendis oleva teksti saab seejärel valida ja kopeerida.
Vihje 08: eraldage failid
Mõnel juhul on kasulik palju dokumente skannida ühe dokumendina, lihtsalt sellepärast, et see on kiirem. Kuid loomulikult saate lõpuks ühe suure PDF-faili, samal ajal kui tahtsite tegelikult eraldi dokumente. Kuid saate dokumente väga lihtsalt eraldada. Selle jaoks on suurepärane programm Adobe Acrobat DC, kuid see programm on kallis ja pole kõigile sobiv. Õnneks on ka tasuta alternatiive ja te ei pea nende jaoks isegi midagi installima. Surfake veebisaidile www.splitpdf.com ja laadige üles fail, mille soovite jagada (saate selle importida ka otse Dropboxist või Google Drive'ist). kliki Ekstraktige kõik lehed eraldi failidesse või täpsustage konkreetselt, milliseid faile soovite jagada. Nüüd vajutage Split failide reaalseks jagamiseks. Nüüd luuakse ZIP-fail, mis sisaldab kõiki põhidokumendi lehti eraldi PDF-failina.
Kas soovite ühendada mitu eraldi dokumenti üheks tervikuks? Seda saab teha veebis tasuta Vihje 09: ... ja ühendage
Muidugi on võimalik ka vastupidine olukord: olete skanninud igasuguseid eraldi faile ja soovite need ühte PDF-i ühendada. Ka Adobe Acrobat DC suudab seda teha, kuid ka sel juhul on olemas tasuta veebitööriist, mis saab seda teie eest teha (muide samadelt tegijatelt). Surfake saidile www.pdfmerge.com ja laadige failid, mida soovite ühendada, ühte PDF-i. Vaikimisi on neli välja, kuid klõpsates nuppu Rohkem faile saate lisada rohkem välju. Seejärel klõpsake nuppu Ühenda! Sait hakkab teie jaoks töötama ja peaaegu kohe pärast seda laaditakse kombineeritud PDF-fail teie jaoks automaatselt alla. Muide, mõlemalt saidilt on saadaval ka tarkvara, mis saab teie eest veebis tööd teha, kuid see tarkvara pole tasuta.
Vihje 10: korraldage
Selle artikli alguses soovitasime valida ühe pilveteenuse. Mõnel juhul pole see võimalik (näiteks seetõttu, et haldate koos administreerimist ja ühel on Android-telefon ning teisel Google Drive'i rakendusega iPhone, mis ei toeta skannimist). Selline olukord pole optimaalne, kuid siiski on IFTTT-ga üsna hea. IFTTT on veebisait, mis saab teenuseid linkida. Surfake saidile www.ifttt.com ja looge konto. Te ei pea ratast uuesti leiutama, otsitava toimingu on teised juba teinud. Klõpsake suurendusklaasil ja otsige sünkroonida dropboxi google drive (Siia saate loomulikult sisestada mis tahes pilveteenuse; võtame näiteks need kaks). Valige soovitud kirjeldusega rakendus (meie puhul Sünkroonige Dropboxi lisatud uued failid automaatselt oma Google Drive'iga). Valige Dropboxist kaust, kuhu kviitungid üles laadite, seejärel klõpsake nuppu Lülitage sisse. Sellesse kausta paigutatud kviitungid sünkroonitakse automaatselt Google Drive'iga. Nii hoiate kõike kenasti koos.
