Kuidas

Digiteeri kviitungid, kirjad ja fotod

Kõigi saabuvate kviitungite ja kirjade jälgimine on üsna suur töö. Sageli lõpeb see kõik suure hunnikuga. Rääkimata kõigist neist fotodest, mis on peidetud sügavale pööningule. Aeg sügiseseks koristamiseks: vabanege sellest paberist! Aitame teil kaosesse korra tuua, digiteerides kviitungid, kirjad ja fotod.

Vihje 01: mida digiteerida?

Enne kui alustame, määrate täpselt kindlaks, mida soovite digiteerida. Hea algusetapp on näiteks kviitungite ja arvete säilitamine: soovite neid hoida paar aastat, et teil oleks esemetele endiselt garantii, kuid nende füüsiline säilitamine mitme aasta jooksul võib olla keeruline: saate hõlpsalt kaotada. Samuti võiksite oma tähed digiteerida. Tähtsad kirjad ja paberid tuleb alles hoida, kuid kõike suure hunniku hoidmine pole ka suurepärane. Ja kui skaneerite neid pabereid, saate ka teksti palju lihtsamalt otsida. Ja kas soovite ka oma fotosid digiteerida? Kui teil on fotoraamatutes palju vanu fotosid, võib olla tore, kui need on digitaalselt olemas, et saaksite neid teistega jagada ja uusi fotoraamatuid koostada. Sama kehtib negatiivide kohta, me teeme nendega ka koostööd. Fotode digiteerimine on kõige suurem töö.

Kui olete otsustanud, mida soovite digiteerida, sorteerige esmalt korstnad: sorteerige kõik ja visake ebaolulised paberid kohe minema.

Lihtsaim viis kviitungite digiteerimiseks on nutitelefon

Vihje 02: kviitungid

Lihtsaim viis kviitungite skannimiseks on nutitelefon. Nii saate kviitungi kohe pärast ostmist skannida, et te seda ei unustaks ja et see jäädavalt salvestataks. Kviitungite skannimiseks on palju rakendusi: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, Apple'i rakendus Notes ja palju muud. Loomulikult saate kviitungist lihtsalt foto teha, kuid sellise skannimisrakenduse (vt 5. nõu) eeliseks on see, et see lõikab kviitungi välja ja kuvab selle veidi paremini. Seejärel salvestatakse kviitung ka PDF-failina, mis sobib dokumentide jaoks rohkem kui näiteks jpg või png. Kviitungitega on oluline küsimus, kas originaali on ikka vaja säilitada. Kahjuks pole see alati selge. On suur tõenäosus, et pood pole keeruline, kuid pood võiks seda teha. Seda peamiselt unikaalse seerianumbrita kviitungite puhul, sest siis pole võimalik kindlaks teha, kas ostsite selle sinna või mitte. Põhimõtteliselt ei pea sellise ainulaadse seerianumbriga kviitungeid paberil hoidma. Kindluse huvides pöörduge poe poole!

Vihje 03: Kirjad

Tähtede digiteerimine on kõige parem skanneriga, sest nutitelefoni kasutamisel on teil kiiresti loetavusega probleeme. Skanneriga võtab see küll rohkem tööd, kuid suur eelis on see, et paljudel skanneritel on tekstide tuvastamiseks ocr tarkvara, vt näpunäidet 6. Kui teil on kõik ühes või eraldi skanner, saate seda loomulikult kasutada. Kui teil seda veel pole ja otsite skannerit, võite heita pilgu näiteks Fujitsu ScanSnapile. See töötab kiiresti ning on väike ja kaasaskantav, nii et saate selle panna kõikjale.

Paljud tänapäevased skannerid on integreeritud pilvemäluteenustega, nii et saate ilma kaablita otse pilve skannida. Seejärel sünkroonite oma failid arvutis ja saate nendega edasi töötada.

Vihje 04: Fotod

Fotode jaoks on digitaalse versiooni kvaliteet palju olulisem. Fotosid saate skannida nutitelefoniga, näiteks rakendusega Google FotoScan, vt näpunäidet 5. Kuid tõelise skanneri abil on seadete kvaliteet ja paindlikkus sageli parem. Kui soovite negatiivi digitaliseerida, on selleks spetsiaalsed skannerid. Võite vaadata ka sellist rakendust nagu FilmLab. See rakendus lubab muuta negatiivid ilusateks fotodeks, kuid selle kirjutamise ajal pole veel avalikku testiversiooni saadaval.

Vihje 05: Rakendused

Alustame kõigepealt nutitelefoniga. Laekumiste digiteerimiseks võite kasutada nutitelefoni rakendust Office Lens. Selle leiate Androidi ja iOS-i rakenduste poest. Pärast installimist avage rakendus, et alustada, ja puudutage Luba juurdepääs lubada rakendusel teie fotodele juurde pääseda. Andke rakendusele ka kaamerale juurdepääs. Siis on küsimus dokumendi tüübi valimises: parim võimalus on kviitungid Dokument. Veenduge, et kviitung oleks selgelt nähtav, ja vajutage foto tegemiseks punast nuppu. Seejärel saate kviitungi kärpida. Puudutage Valmis kui olete valmis, valige dokumenti salvestamise koht. Seda saab teha kohapeal või Microsofti pilves (OneDrive või OneNote).

Rakenduse kaudu fotode digiteerimiseks võite kasutada teenust Google FotoScan. See on saadaval Androidile ja iOS-ile. Rakendusega alustamiseks hoidke lihtsalt fotosid kaamera ees ja vajutage rakenduses skannimisnuppu. FotoScan pöörab, kärbib ja proovib värve optimeerida. Peate lihtsalt pilti tegema ja ülejäänu toimub iseenesest. Foto saate salvestada oma lemmikpilve salvestusruumi.

Tarkvara Ocr tunneb teie skannitud tähtede tekstid ära

Vihje 06: skaneerimine

Kui soovite paremat kvaliteeti või näiteks tähti kiiresti digiteerida, on parem kasutada skannerit. Eriti tähtede jaoks on kasulik ocr, tarkvara, mis tarnitakse standardina koos paljude skanneritega. Ocr tähistab tähemärkide optilist äratundmist või optilist märkide tuvastamist. See teisendab pildi tekstiks. Tasuta programm, mis seda suudab, on Windowsi jaoks mõeldud FreeOCR. Kahjuks värskendati seda viimati 2015. aastal. FreeOCR-i saate alla laadida siit. Installige ja avage programm. Klõpsake ülaosas Avage PDF PDF-i avamiseks või klõpsake nuppu Avatud pildi avamiseks (näiteks kui olete oma kirja salvestanud JPG-failina). Paremklõps aadressil OCR-keel peal nõel ja seejärel klõpsake nuppu OCRnupp pildi teisendamiseks tekstiks. Tulemus võib dokumentides olla väga erinev. Kui tulemus on piisavalt hea, saate selle näiteks skannimise kõrvale eraldi txt-failina salvestada. Optimaalsete tulemuste saamiseks: veenduge, et skaneerite võimalikult suure eraldusvõimega (vt näpunäide 7), kuid pidage meeles, et siis saab kasutada palju salvestusruumi.

Vihje 07: NAPS2

Kõik skanneritootjad pakuvad skannimiseks tarkvara. Kui need teile ei meeldi või teil on nendes funktsioone puudu, võite heita pilgu NAPS2-le. Sellel on ka sisseehitatud okr. NAPS2 laadite alla siit. Avage fail ja lõpetage viisardit järgides installiprotseduur (vaikeseaded on korras). Seejärel käivitage programm menüü Start kaudu. Skannimiseks klõpsake skannimisnuppu. Sisestage skanneri nimi Ekraaninimi ja klõpsake nuppu Valige seade. Valige loendist oma seade ja klõpsake nuppu Okei. Valige aadressil Lehe formaat ees A4 ja poolt Resolutsioon valige dpi (vt 8. näpunäidet). kliki Okei. Siis skaneeritakse. Seejärel saate asetada teise lehe alla ja uuesti Skannimine vajutama. Leht kuvatakse ülevaateaknas. Kui klõpsate nuppu PDF, ühendate kõik skannitud dokumendid ühte PDF-dokumenti. Skannitud dokumendil saate selle redigeerimiseks, näiteks pööramiseks või kärpimiseks topeltklõpsata. NAPS2-s ocr rakendamiseks klõpsake nuppu OCR. Seejärel klõpsake nuppu Hollandi klõpsake loendis märkeruutu ja klõpsake nuppu Alla laadida. Pärast allalaadimist tehke valik Muutke PDF-failid OCR-i kaudu otsitavaks ja klõpsake nuppu Okei. Veenduge ka selles OCR-keel peal Hollandi riik. Kui salvestate dokumendid seejärel PDF-failina ja vajutate Adobe'is klahve Ctrl + F ja otsite terminit, leitakse see, kui ocr õnnestus.

Vihje 08: DPI

Skannide eraldusvõime kuvatakse dpi-des: punktides tolli kohta. See määrab teie pildi eraldusvõime ja seega ka kvaliteedi. Mida suurem on dpi, seda kõrgem on kvaliteet, kuid ka kauem kulub skanneri valmisolekule ja seda rohkem ruumi skaneerimine võtab. Niisiis: liiga kõrge ja peate kaua ootama ning teie salvestusruum on nii ära kasutatud, liiga madal ja teie skannitud dokument on plokifestival. Üldiselt on tähtede ja arvete puhul 300-tolline dpi hea tasakaal kvaliteedi ja kiiruse vahel. Fotode puhul soovite kiiresti valida 600 dpi või kõrgema. Vegatiivid või tõesti väikesed fotod, mida soovite suuremana kuvada, võtke lihtsalt oma skanneri maksimaalne dpi.

Digitaalsed märkmed

Midagi, mida me ikka paberil teeme, teeb märkmeid. Tundub, et sellest ei pääse. Üha enamates sülearvutites on puutetundlikud ekraanid ja digitaalse pliiatsiga saate hõlpsalt märkmeid teha oma lemmikrakenduses, näiteks OneNote'is või Evernote'is. Sellise digitaalse pliiatsiga kirjutamine võtab veidi harjumist. Parimate tulemuste saavutamiseks - kui olete uue sülearvuti turul - valige Windows Ink toega sülearvuti, mis sobib eriti hästi digitaalse pliiatsi kasutamiseks. Kui te tõesti ei saa ilma paberita elada, võite heita pilgu ka näiteks Moleskine'i elukirjanduslikule märkmikule. Väliselt ei ütleks, et see on digitaalne asi: see on lihtsalt pastakaga analoogpaber. Sellegipoolest saate märkmeid paberile teha ja seejärel ühe nupuvajutusega oma tahvelarvutisse või nutitelefoni üle kanda. Seal saate märkmeid lihtsalt tekstina redigeerida ja neid kohandada. Kahjuks maksab Moleskine Smart Writing Set umbes 230 eurot.

Vihje 09: Nimetamine

Pärast kviitungi või kirja skannimist ei taha te ilmselgelt seda lihtsalt kausta visata ja ei leia seda enam kunagi. Peate oma failid korralikult oma arvutis või sülearvutis korraldama. Kui sünkroonite oma failid oma lemmikpilveteenusega, saate neid ka oma nutitelefonist lisada ja vaadata. Pöörake tähelepanu pilveteenuse turvalisusele, kasutage alati tugevat parooli ja lubage kaheastmeline autentimine.

Loogiline kaustade struktuur sõltub sellest, mis teile meeldib. Näiteks on struktuur tähtede jaoks aasta / kuu (ja valikuliselt / päeval), seega saate kõik kuud 2017. aasta kausta. Nõuanne: andke neile kuudele number, nii et need kuvatakse teie kaustade struktuuris järjekorras, ja lisage vajadusel aasta uuesti, et ülevaade püsiks. Kui teil on palju faile, saate kõik päevad 1. jaanuari kausta. Pärast seda on faili ümbernimetamine ja selle paigutamine loogilisse kausta struktuuri. Ümbernimetamine on ka asi, millele peaksite tähelepanu pöörama: andke oma failidele järjepidev nimi. Kui kasutate mitut nimetüüpi vaheldumisi, on teie failide leidmine kiiresti keeruline. Mõelge sellele juba ette: tagantjärele muutmine on suur töö. Tavapärane nimetamiskord võib olla tähtede jaoks ettevõtte_objekt.pdf või ostude_kuupäeva_mudeli_vahendi_tüüp.pdf.

Parim failivorming sõltub teie nõudmistest ja võimalustest

Vihje 10: failitüüp

Näiteks saate failide salvestamisel skannimistarkvarast valida erinevad failitüübid. Parim failivorming sõltub teie nõudmistest ja võimalustest. Kui teil on palju salvestusruumi, saate oma fotode jaoks valida tiff. See säilitab kvaliteedi, kuna tiff ei rakenda kokkusurumist. Tähtede jaoks on ainult üks sobiv formaat: pdf. Tore PDF-faili juures on see, et dokument võib sisaldada mitut lehte ja see formaat toetab ocr-i failide hõlpsaks otsimiseks. Kviitungite jaoks saate kasutada pdf-faili või midagi sellist nagu JPEG või Png. Pange tähele, et JPEG kasutab palju tihendamist, mis võib põhjustada halva kvaliteedi. Nii et proovige alati, kas teie failid on endiselt loetavad.

11. näpunäide: arhiveerimine

Failide arhiveerimiseks ja pikka aega hoidmiseks on kõige parem salvestada need mitmes kohas, nii et teil oleks varukoopia. Meie kogemused näitavad, et on kasulik salvestada valminud aastad või kvartalid, kirjutades need DVD-le või asetades välisele kõvakettale, mille ühendate arvutiga ainult siis, kui vajate faile. NAS-i koopia on muidugi alati hea lahendus. Muide, mõelge, et DVD ei kesta igavesti ja et ka väline kõvaketas võib puruneda. Kui soovite tõesti veenduda oma andmete säilimises, võite heita pilgu M-ketastele. See on spetsiaalne DVD-laadne plaat, mis on loodud kestma tuhat aastat. Selle jaoks on vaja spetsiaalset kirjutit, kuid pärast põletamist saate M-ketast kasutada igas DVD-lugejas. Kuid võime ette kujutada, et see on teie arvates natuke liiga palju. Võite valida ka failide salvestamise pilves, soovitame seda teha turvaliselt!

Vihje 12: Varukoopiad

Kui skannite kõik oma dokumendid ja salvestate need digitaalselt, soovite olla kindel, et dokumendid on õigesti salvestatud. Oluline on varukoopiate tegemine. Seda saab teha erineval viisil. Lihtsaim viis on kasutada Windowsi sisseehitatud varundamise funktsiooni. Selleks lähete rakendusse Seaded Windows 10-s ja seejärel Värskendamine ja turvalisus / varundamine. kliki Lisage jaam ja valige loendist (väline) draiv. Seejärel klõpsake nuppu Veel valikuid. Veenduge, et Varundage need kaustad teie dokumentidega kaust on olemas. Kui ei, lisage see ise nupu abil Lisage kaust. Vajadusel klõpsake nuppu Varundage kohe kohe varundada.

Vihje 13: Windows Exploreri pistikprogrammid

Tõenäoliselt haldate oma dokumente Windows Exploreri abil. Kahjuks pole see nii võimas, kuid mõne lisatarkvaraga saate teha natuke rohkem. Näiteks saate kausta Ico tööriistaga parema ülevaate saamiseks korrastada värvide ja kategooriate kaustad. Kahjuks maksab see pistikprogramm natuke: 10 dollarit (umbes 8,85 eurot) arvuti kohta. Ristiku tööriist annab teie uurijale Chrome'i-laadsed vahelehed. Handy on ka Nägija. Kui valite MacOS-is faili ja vajutate tühikuklahvi, saate selle kiiresti eelvaadata. Seeri puhul tuleb see funktsioon ka uurijale. Nii saate sirvida kõiki faile palju kiiremini. Windows Exploreri eelvaate aken ei tööta suurepäraselt ja võtab alati palju ruumi.

Seeri abil saate oma failide eelvaadet palju kiiremini sirvida

14. näpunäide: XYPlorer

Kahjuks on uurijal teie kirjade ja kviitungite tõhusaks haldamiseks väga piiratud võimalused. Lisaks eelmises näpunäites sarnastele pistikprogrammidele saate vaadata ka alternatiive, näiteks XYPlorer. Selle programmiga on teil võimalus paigutada failid värvikategooriasse ja sildistada kõik failid (Windows Explorer saab sildistada ainult teatud failivorminguid). Samuti saate luua virtuaalseid kollektsioone, salvestada otsingutulemusi ja see võib teid aidata korduvate ülesannete täitmisel. Selle programmi maksumus on 40 dollarit, mis on ligikaudu 34 eurot. Teine võimalus on Directory Opus 12, millega saate ka värvide järgi sildistada ja kategoriseerida. Directory Opusil on piiratud funktsioonidega tasuta versioon.

Vihje 15: PDF ja Word

Skannitud PDF-dokumente saate avada Wordi kaasaegsete versioonidega, misjärel Word rakendab automaatselt ocr ja muudab need kohe skannitud dokumendiks. Tulemuse kvaliteet on dokumendi lõikes erinev. Kasutame Wordi 2016. aasta juuli värskendustega. Avage Word ja klõpsake nuppu Avage muud dokumendid allosas. kliki Lehed ja sirvige nüüd PDF-dokumenti, mille soovite teisendada Wordi failiks, ja klõpsake nuppu Avama. Ilmub teade, et dokumenti teisendatakse ja tulemused võivad olla erinevad: eriti kui kirjas või kviitungil on palju pilte, on tulemus pettumust valmistav. kliki Okei ja oodake mõnda aega, kuni teisendamine lõpeb. Siis näete tulemust. Ideaalis salvestate nii docx- kui ka PDF-faili, nii et teil oleks alati originaal.

Nõuanne 16: dokumentide haldamine

Kui soovite seda tõesti tõsiselt võtta kviitungite ja eriti kirjade digiteerimisega, siis võite heita pilgu dokumendihaldussüsteemile (DMS). See võimaldab teil oma dokumente süstemaatiliselt salvestada, neile märkmeid lisada ning neid hõlpsasti leida ja sortida. Tasuta ja hea DMS on maiade EDMS. Selle alustamiseks vajate Dockeriga serverit. Docker on saadaval paljudes NAS-ides, kuid seda saab installida ka Windowsi või MacOS-i. Kuidas see tööle saada, lugege siit.