On kahtlemata päevi, mil te ei saada välja nelisada kirja, mis kõik peavad olema varustatud isikliku tervituse ja muu isikliku teabega. Just seetõttu on suur tõenäosus, et te pole Wordi meililistide funktsiooniga tuttav ja veedate tunde millegi jaoks, mis on mõne minuti jooksul võimalik (ja on ka vähem eksimisohtlik). Aitame teil seda aega kokku hoida.
1 Mis on meililistid?
Postiloendid on Wordi funktsioon, mis võimaldab teil andmeid importida näiteks Exceli dokumendist. Oletame, et teil on Exceli dokument, mis sisaldab 25 inimese andmeid, kasutab Word funktsiooni Postitamine, et toota 25 neid andmeid sisaldavat dokumenti. Täiendate ülejäänud dokumenti standardinformatsiooniga, mis on sama kõigi dokumentide ja kirjade puhul. Nii saate isiklikke kirju genereerida väga kiiresti, samal ajal kui peate seda tööd tegema ainult ühe korra. Loe ka: tõeline Wordi ekspert 12 sammuga.
2 Mõelge korraks
See kõlab natuke kohmakalt, kuid peatamine on selles töötoas üks kasulikumaid samme. Miski pole tüütum kui see, kui kõik on kannudes ja kannudes, ning seejärel avastada, et peate Exceli dokumenti kohandama, kuna olete midagi unustanud. Mõelge sellele, mida soovite Wordi dokumendis. Illustreerivalt saadame kutse pulma. Esiteks vajame pöördumiseks ja isiklikuks tervitamiseks nime ja aadressi üksikasju, kuid sooviksime õhtusöögiks määrata ka lauanumbrid. Külalisi on 200, nii et võite ette kujutada, et see oleks käsitsi tohutu töö. See on meililisti abil lihtne.
3 Looge Wordi dokument
Nüüd, kui teil on põhiidee selle kohta, mida soovite oma dokumenti (meie puhul kirja) panna, on aeg see ka tegelikult välja töötada. Käivitage Word ja looge uus dokument Fail / Uus / Tühi dokument. Võite ka lihtsalt valida malli kasutamise, mis ei mõjuta lõpptulemust. Seejärel looge dokument või kirjutage kiri, mille lõpuks soovite saata. Täitke see kiri koos tervituse, paremas ülaosas oleva aadressiga (vajaduse korral) ja meie puhul: tabelinumbrite jaotusega. Tehke andmed, mille soovite hetkeks automaatselt paksus kirjas täita, siis ei unune need hiljem. Kirja täitmisega on teil konkreetne ülevaade, kas olete midagi unustanud. Kontrollige dokumenti ja laske see vajadusel teistel sidusrühmadel (teie partner, kolleeg jne) kontrollida, veendumaks, et te pole midagi unustanud. Salvestage dokument.
4 Looge Exceli dokument
Seejärel loote Exceli dokumendi. Muidugi säästab see teie aega, kui teil on juba kõik nimed ja aadressid Excelis olemas, nii et peate lisama ainult puuduvad elemendid. kliki Fail / Uus / Tühi töövihik uue dokumendi loomiseks. Mallid pole sel juhul soovitavad, see ajab ainult segadusse, hoiab seda võimalikult palja ja lihtsana. Oluline on teada, et Exceli veerud toimivad subjektidena (st nimi, aadress, tabeli number jne) ja read on kõigi nende andmete kokkuvõte, see tähendab, et meie puhul on iga rida erinev isik.
5. Täitke Exceli dokument
Nüüd saate Exceli dokumendi täita. Meie puhul paigutame dokumendi esimesele reale järgmised päised: Eesnimi, Perekonnanimi, Aadress, Postiindeks, Linn ja Tabeli number. Kui olete seda teinud, blokeerige dokumendi ülemine rida, klõpsates vahekaarti Kuju lindis ja siis edasi Blokeeri / blokeeri ülemine rida. See on mugav; Näiteks pikkade dokumentide puhul näete all kerimisel, millises veerus te uuesti töötate. Seejärel täidate dokumendi edasi: nii et kõigi kõigi ridadel teave, mis kuulub pealkirjade juurde (meie puhul eesnimi, perekonnanimi jne). Kui soovite dokumendid saata e-posti teel, vajate ka pealkirja E-posti aadress.
Pöörake tähelepanu lahtrite õigetele omadustele
Kui kasutate Exceli dokumendis ainult teksti, millega soovite Wordis dokumente genereerida, ei pea te lahtrite omaduste pärast muretsema. Aga kui soovite ka lõppdokumendis mainida näiteks summasid, siis on lahtri omadused olulised. Lahtrite omadustega saate Excelile öelda, mis on lahtri sisu. Kuna me võime hõlpsasti näha erinevust summa, kuupäeva või maja numbri vahel, ei näe Excel seda. Exceli ütlemiseks, mida lahtri sisu täpselt esindab, paremklõpsake lahtril ja valige Rakkude omadused. Ilmuvas aknas vasakul saate valida, millist sisu lahter sisaldab, ja paremal saate seda veelgi konfigureerida (näiteks määrates, kui palju numbreid peaks pärast koma kuvama).
6 Mail Merge Wizard
Teie Wordi dokument on väljatöötamisel ja kõik aadressid ja muu teave on Exceli dokumendis sisestatud. Word saab Exceli teabega palju ära teha, kuid siis peab programm muidugi kõigepealt teadma, millist dokumenti see puudutab ja mida ta sellega täpselt tegema peaks. Selle lingi saate viisardiga hõlpsasti Wordis luua. Veenduge, et teil oleks Wordis dokument, kuhu soovite andmed sisestada, avatud ja klõpsake nuppu Postitamine / Postitamise alustamine / Samm-sammult viisardite ühendamise viisard.
7 Valige Exceli dokument
Nüüd on aeg teha olulised valikud. Esimeses etapis ei pea te midagi valima, kuna oleme dokumendi juba loonud. kliki Järgmine ja jäta valik Kasutage praegust dokumenti valitud. Klõpsake uuesti Järgmine. Jäta valik Olemasoleva loendi kasutamine valitud ja klõpsake nuppu Lehed. Nüüd navigeerige loodud aadressifaili ja klõpsake nuppu Avama ja edasi Okei ilmuvas aknas. Nüüd näete aadresse Exceli dokumendist, kus esimest rida (koos kirjelduste nime, aadressi jms) kasutatakse päisena. kliki Järgmine.
