Kuidas

Google Drive koristage: tooge kaosesse tellimus

Google Drive on kasulik välise arhiivimahuna või failide jagamiseks. Kuid nagu füüsiline salvestusruum, muutub see kiiresti segaduseks. Kas teie Google Drive näeb välja ka nagu ülevoolav arhiivikapp? Seejärel tehke organisatsioonis mõni töö. Selle artikli näpunäidete abil saate oma Google Drive'i puhastada, et saaksite ülevaate.

Loendivaade

Teie otsustate, kuidas ekraanile Google Drive'i kaustad ja failid kuvatakse: loendi- või ruudustikuvaates. Kui avate loendivaate, saate määrata reavahe. Selleks klõpsake hammasratast, kus sätet muudate Tihedus leiab. Selles rippmenüüs määrate loendiridade tiheduse Kompaktne, Avar või Väga avar.

Paljud kasutajad keskenduvad ekraani keskele, kui nad tahavad faile Google Drive'is korrastada. Kaustade korrastamiseks järgige parem vasakut navigeerimisriba ja reserveerige valitud kausta sisu vaatamiseks ekraani keskosa.

Korrastage

Kas teie Google Drive'is on palju dokumente, mis pole korralikult kaustadesse paigutatud? Siis teate, et midagi on valesti. Nii muudate selle teistele raskeks - eriti organisatsioonis. Nii et töötage alamkaustadega; mis aitab jagada teie failid väiksemateks konkreetseteks rühmadeks. Segaduste vältimiseks kasutage alati tähendusrikast unikaalset tähist, mis on lühike ja armas. Ja olge kaustade ja failide nimetamisel järjekindel.

Kui saate kausta käivitada numbri või numbriga, ärge jätke võimalust kasutamata. See korraldab teie kaustad automaatselt visuaalselt. Olge tühikute ja kirjavahemärkidega ettevaatlik. Nii et ärge kasutage fotosid aastast 2019, vaid 2019_Fotosid. Sorteerimata failide jaoks võite kasutada ühte kausta, kuid vältige seda nii palju kui võimalik. Sellisest Allerlei kaustast saab kiiresti järgmine rämpskapp.

Värvid

Google Drive'is kuvatakse kõik kaustad vaikimisi hallina, kuid saate kaustadele lisada 24 värvi. Paremklõpsake külgribal või peaaknas asuvat kausta ja kasutage käsku Muuda värvi. Seejärel valige soovitud värv. Kuna kaustade nimed viitavad sisule, saate värve kasutada teise dimensiooni jaoks. Näiteks võite jätta kaustad või alamkaustad, mis sisaldavad tööd, mille olete nüüd hallina lõpetanud. Kuid kaustad, milles töötate, võivad olla näiteks rohelised. Kui soovite seejärel oma praegustele asjadele kiiresti juurde pääseda, valige rohelised kaustad.

Kui töötate jagatud kaustadega, mis on mõeldud erinevatele rühmadele, saate kollase kausta kollase ja punase kausta meeskonna punase jaoks. Või annate allalaaditavatele kaustadele või isiklikele kaustadele värvi. Võib-olla on mõttekas, et iga projekt saab erineva värvi?

Tähega

Vasakus ülaosas näitab Google Drive kategooriaid: Minu ketas, Minuga jagatud, Hiljutised ja Tärniga tähistatud. Tähista sageli kasutatavaid dokumente tärniga. Seda saate teha dokumendil paremklõpsates. Selline täht säästab rohkem otsinguid.

Lisaks on tärnid kasulikud, et näidata, millised dokumendid peate veel viimistlema. Kui töö on tehtud, eemaldage tärn. Kui see ununeb, võib ka tärnifailide loend kiiresti täituda.

Vabastage Google Drive avar

Google oli üks pilvemäluteenuste pioneeridest, kes ületas 10 GB vaba salvestusruumi künnise. Nüüd on igal kasutajal 15 GB tasuta salvestusruumi. See kõlab suurepäraselt, kuid igaüks, kes laadib üles suuri videofaile, palju kõrglahutusega fotosid ja mahukaid PDF-faile, leiab, et ka see kvoot on piiratud. Google'il on ka oma viis hõivatud salvestusmahu arvutamiseks. See 15 GB piirang ei kehti mitte ainult teie Drive'i kõige kohta, vaid ka kõigi teie Gmaili sõnumite ja manuste kohta.

Seda enam tuleb regulaarselt oma postkaste puhastada ja suuri manuseid eemaldada. Saate vaadata oma salvestusruumi üksikasju Google'i Drive'i salvestusruumi veebisaidil. Google Docs, Slides ja Sheets abil loodud dokumendid ei lähe teie Google Drive'i salvestusruumi hulka. Nii et hoiate oma Google Drive'i õhukesena, töötades Google'i kohalikus vormingus.

15 GB piires püsimiseks on oluline ka viis, kuidas kasutate teenust Google Photos. Kui kasutate teenust Google Photos, saate fotod seadete kaudu salvestada Kõrge kvaliteet (2048 x 2048 pikslit) asemel Pärilikl. See võimaldab teil piiramatult salvestada fotosid. Sama kehtib ka videote kohta, kui lubate Google'il need tihendada 1080p (täis-hd).

Kui teil on ülevaade saadaolevast ruumist ja salvestatud andmetest, võite alustada puhastamist. Valige jaotis Minu ketas ja lülituge loendivaatele. Vasakus alanurgas näete, kui palju salvestusruumi te praegu kasutate. Kuna Google ei loe teie kvoodi hulka faile, mida teised teiega jagavad, on kõige parem küsida, millised failid on tegelikult teie enda failid. Seetõttu kasutage otsingufunktsiooni ja klõpsake allpool osutava noole otsingukastis, nii et kast kuvatakse Omanik valik Minu omanduses saab valida. Klõpsake sinist nuppu Otsing ja saate nimekirja kohandatud failidest. Kustutage dokumendid, mida te enam ei vaja.

Kuna olete nüüd organisatsioonirežiimis, viskate kohe minema asjad, mida te enam ei kasuta. Kui kustutate faili Google Drive'ist, liigub see prügikasti. Kõik prügikastis olevad failid võivad jääda sinna ja võtta ruumi enne, kui prügikasti tühjendate.

Kui teie kustutatud dokument on fail, mida keegi teine ​​teiega jagab, kustutatakse fail ainult teie enda käest. Kui see puudutab dokumenti, mida jagate teistega, kaotavad ka teised dokumendile juurdepääsu, kui kustutate selle iseendast. Drive ei kuva failide kustutamisel kinnituskirja, kuid teile antakse võimalus nupuga kustutamine tagasi võtta Võta tagasi.

Kopeerige jagatud dokumendid

Vaadake kategooriat Minuga jagatud. Ka siin võib failide ja kaustade segadus olla. Sellise jagatud faili saate teisaldada mis tahes Google Drive'i kausta. Selleks kasutage hiire parema nupu kaudu käsku Kolima. Kuid pidage meeles, et selline jagatud fail jääb alati algse omaniku omandiks. Ta saab selle alati kustutada ja siis kaob see ka sinult. Kui see puudutab faili, mida te tõesti ei soovi kaotada, saate sellest failist ohutuse huvides koopia teha.

Sellist koopiat ei seostata enam kasutajaga, kes seda algselt jagas. Nii et uus eksemplar on kõik teie päralt. Selleks paremklõpsake jagatud failil ja valige käsk Koopiat tegema. See koopia kuvatakse jaotises Minu ketas ja mitte kategoorias Minuga jagatud.

Teisenda PDF-failid

Kas teie Google Drive'is on palju PDF-faile? Kui tegemist on mahukate failidega, saate ruumi kokku hoida, teisendades need Google Docsi vormingusse. Lõppude lõpuks teate, et neid ei arvestata teie hõivatud salvestusruumi arvutamisel. Selle teisenduse tegemiseks paremklõpsake failil ja seejärel käivitage käsk Avage koos vali, millele järgneb Google Docs. Tulemuseks on Google'i dokument, millel on täpselt sama nimi kui PDF-failil.

Seejärel saate PDF-faili kustutada. Ärge unustage prügikasti tühjendama. Kõigi üleslaaditud failide teisendamiseks vaikimisi Google Docs'i vormingusse saate määrata ka Google Drive'i seadetes.

Sümboolsed lingid

Lõpuks oletame, et soovite hoida sama faili erinevaid koopiaid Google Drive'i erinevates kaustades. Näiteks olete jaganud mitu kausta teiste inimestega ja teatud dokumendid on mõeldud kõigile meeskondadele. Kui soovite, et keegi muudaks selle faili ühes eksemplaris midagi, kajastuksid need muudatused kohe kõikides eksemplarides. See töötab sümboolse lingiga. Tegelikult teete sellest failist varjunime.

Valige fail, millele soovite luua sümboolse lingi, ja kasutage klahvikombinatsiooni Shift + Z. See avab minimenüü, kus saate näidata, millisesse kausta sümboolne link tuleks paigutada. Otsetee Shift + Z töötab Windowsis ja MacOS-is. Otsetee saate rakendada nii failidele kui kaustadele. Põhifaili kustutamisel kaovad ka sümboolsed lingid.